Gedragen besluitvorming

Betrokkenheid in teams

Volgens Lencioni ontstaat betrokkenheid in teams als de teamleden een helder, gezamenlijk doel voor ogen hebben en de teamleden onderling steun ervaren bij de realisatie ervan. Bij het nemen van besluiten is het belangrijk dat iedereen de ruimte krijgt om zijn of haar zegje te doen. Wanneer teamleden tijdens overleggen geen lucht hebben kunnen geven aan hun meningen, verbinden ze zich zelden of nooit met genomen besluiten, hoewel dat niet altijd openlijk wordt gecommuniceerd. Er ontstaat dan onderstroom.

De Lewis-methode leert ons hoe we in vijf stappen kunnen komen tot gedragen besluitvorming. Belangrijk is dat er op een gestructureerde manier ruimte wordt geboden aan de wijsheid van de minderheid en dat deze wordt toegevoegd aan het meerderheidsbesluit. Hierdoor ontstaat er draagvlak, vermindert het sabotagegedrag en winnen teams aan effectiviteit en efficiëntie.

De vijf stappen van de Lewis-methode van Deep Democracy

Stap 1: Verzamel alle invalshoeken

Iedereen wordt uitgenodigd zijn mening, ideeën, belangen, behoeften, twijfels etc. te delen. Voorkom dat een kleine dominante groep alle ruimte inneemt. Alle invalshoeken zijn belangrijk, ook die niet gangbaar zijn, gevoelig liggen of slecht uitkomen. Hoe meer perspectieven boven water komen, hoe effectiever de besluitvorming straks zal verlopen. Dit vraagt om een open, oordeelloze luisterhouding en een oprechte interesse in het wereldmodel van de ander.

Stap 2: Zoek actief naar het alternatief

Ga niet te vroeg tot besluitvorming over als als de contouren van enkele voorstellen zichtbaar worden. Vraag expliciet naar andere ideeën en meningen. Houd daarbij rekening met de informele rangorde. Het helpt om deze bespreekbaar te maken. Op deze manier kunnen onbewuste gedachten en gevoelens in het groepsbewuste terecht komen, waarmee ze beschikbaar zijn voor het team en de besluitvorming.

Stap 3: Verspreid het alternatief

Maak het veilig om een andere mening te geven. Vraagt expliciet wie zich ook herkent in de andere invalshoek, al is het maar een beetje. Voorkom dat mensen alleen komen te staan. Wees je er bewust van dat het ventileren van een afwijkende mening lastiger is, dan je er in tweede instantie bij aansluiten. Als er één schaap over de dam is …
Door het alternatief te verspreiden wordt het minderheidsstandpunt verbreed en veralgemeniseerd. Doe dit bijvoorbeeld door het los te koppelen van de persoon: “Er is een alternatief dat ingaat op …” in plaats van “Remco gaf net aan dat ….”. Zorg ook dat je zorgvuldig samenvat en alle alternatieven evenveel zwaarte meegeeft.

Herhaal de stappen 1 tot en met 3 en zorg voor een stevige exploratie. Leg tenslotte de voorstellen ter stemming voor aan de groep.

• Is de beslissing unaniem, breng het voorstel dan in de praktijk.
• Is er sprake van grote verdeeldheid, ga dan terug naar stap 1. Zorg voor verdere verduidelijking.
• Is er sprake van een duidelijke meerderheid, ga dan naar stap 4

Stap 4: Voeg de wijsheid van de minderheid toe aan het besluit

Deze stap is erop gericht om de stem van de minderheid daadwerkelijk te horen en te begrijpen. Onderken dat het lastig als je alternatief niet is gekozen. Onderzoek vervolgens wat nodig is om met het meerderheidsbesluit mee te kunnen bewegen. Het is niet de bedoeling dat er opnieuw wordt gelobbyd voor het eigen alternatief. De keuze is gemaakt.
Het meerderheidsbesluit met de toevoeging van de minderheidswijsheid wordt opnieuw in stemming gebracht. Mogelijk heb je een aantal rondes nodig om de formulering passend voor iedereen te krijgen. Lukt dit niet, ga dan naar stap 5.

Stap 5: Duik in de onderstroom

Blijkbaar is het nodig om emoties en onuitgesproken gedachten verder te exploreren. Deze staan de besluitvorming in weg. Hiervoor zijn verschillende technieken in te zetten. In de training Teamcoaching en de modulair opgezette opleiding tot Teamcoach krijg je inzichten en technieken aangereikt om dit proces effectief te kunnen begeleiden.

Bron: Jitske Kramer, Deep Democracy, 2014.